З 1 лютого 2026 року Biedronka змінює процедури на касі через KSeF (Krajowy System e-Faktur – національна система електронних рахунків). Оновлення стосується виставлення рахунків VAT, роботи з чеками з NIP та виправлення даних у документах. Найбільше зміни стосуються тих, хто робить покупки «на фірму».
Чому Biedronka вводить нові правила через KSeF
KSeF вводить єдині правила електронного виставлення та отримання рахунків по всій країні. У зв’язку з цим Biedronka описала, як будуть оформлюватися рахунки та коригування в магазинах мережі з 1 лютого 2026 року. Офіційні правила та оновлення мережа публікує на сторінці: Komunikat dla Klientów – KSeF.
Покупки «на фірму» через KSeF: що змінюється для NIP та рахунків VAT
Через KSeF мережа розділяє ситуації за сумою та типом документа. Важливо розуміти два сценарії: коли рахунок друкується на касі та коли його оформлюють в офісі керівника магазину з відправленням в KSeF.
За правилами Biedronka, пов’язаними з KSeF, діє наступне:
- рахунки VAT, виставлені на касі (включаючи спрощені), до 31 грудня 2026 року не відправляються в KSeF;
- якщо чек з NIP перевищує 450 zł, потрібен «повний» рахунок VAT – його оформлюють в офісі керівника магазину і відправляють в KSeF;
- після оформлення такого рахунку клієнт отримує візуалізацію (друк) з QR-кодом, що веде до документа в KSeF.
Практичний висновок один: при сумі понад 450 zł отримання рахунку VAT може зайняти більше часу, оскільки оформлення йде не на касі, а через керівника магазину.
Якщо KSeF недоступний: що видадуть замість рахунку
Biedronka описала сценарій на випадок відсутності з’єднання з KSeF. У такій ситуації клієнту видають підтвердження транзакції, щоб покупка «на фірму» не залишилася без документального сліду.
У підтвердженні передбачено два QR-коди:
- перший – для отримання рахунку після його реєстрації в KSeF;
- другий – для підтвердження повноважень продавця.
Це тимчасова схема, яка застосовується саме через KSeF і залежить від доступності системи в момент оформлення.
Покупки для приватних осіб і KSeF: коли рахунок не відправляють у систему
Для покупок без NIP продаж документується стандартним чеком. За потреби в офісі керівника магазину оформлюють іменний рахунок (faktura imienna – рахунок на фізичну особу). За правилами Biedronka такий документ не відправляється у KSeF.
Важливо. NIP потрібно повідомити до завершення операції на касі. Чек з NIP до 450 zł вважається спрощеним варіантом, а при сумі понад 450 zł мережа оформлює повний рахунок VAT через офіс керівника магазину з відправкою у KSeF.
Виправлення та коригування через KSeF: що змінилося
Через KSeF змінюється логіка виправлень. Biedronka вказує, що коригування рахунків (крім іменних рахунків для приватних осіб) оформлюється через коригувальний документ. Це правило діє навіть тоді, коли вихідний рахунок був оформлений на касі й сам по собі не відправлявся в KSeF. Коригування виконують в офісі керівника магазину.
Окремо мережа вводить правило по «нотах коригування». З 1 лютого 2026 року ноти, виставлені покупцем, Biedronka не приймає. Виняток стосується лише документів, оформлених до 31 січня 2026 року: ноти, виставлені не пізніше цієї дати до рахунків, виставлених не пізніше цієї дати.
Дублікат рахунків і KSeF: як отримати документ повторно
У правилах Biedronka по KSeF зазначено, що в системі немає поняття «дублікат рахунку». Якщо рахунок потрапив у KSeF, його можна повторно завантажити з системи, коли це потрібно – без оформлення окремого «дублікату».
