Міністерство фінансів Польщі підтвердило готовність KSeF 2.0 (Krajowy System e-Faktur – Національна система електронних рахунків) до запуску в обов’язковій моделі. Для бізнесу це означає одне: рахунки-фактури поступово переходять у державну систему, і доступ до неї починає впливати на оплату рахунків і роботу бухгалтерії.
Що таке KSeF і навіщо він потрібен
KSeF – це система, через яку компанії виставляють і отримують структуровані електронні рахунки-фактури. Такий документ офіційно називається faktura ustrukturyzowana (структурована фактура). Рахунок, який проходить через KSeF, отримує номер KSeF і стає доступним обом сторонам угоди в одному місці.
Найважливіше у 2026 році: вхідні рахунки від контрагентів з’являтимуться в KSeF. Якщо доступи не налаштовані, документ можна не побачити вчасно, а далі почнуться затримки з оплатою.
Коли KSeF стане обов’язковим
Запровадження йде по етапам. Графік такий:
- з 1 лютого 2026 року – мають виставляти рахунки-фактури в KSeF компанії, у яких вартість продажів (разом з ПДВ) за 2024 рік перевищила 200 млн zł;
- з 1 квітня 2026 року – обов’язок поширюється на інших підприємців (з урахуванням винятків та перехідних поступок).
Є окреме правило, яке стосується майже всіх: отримання рахунків через KSeF має бути забезпечено вже з 1 лютого 2026 року, крім випадків, які виключені законом, або коли спосіб передачі рахунка узгоджено інакше.
Кого це стосується
KSeF стосується не «великого бізнесу взагалі», а конкретних ситуацій, коли компанія виставляє чи отримує рахунки-фактури. У 2026 році важливо розділяти два потоки: виставлення и отримання. За правилами KSeF отримання рахунків через систему потрібно забезпечити вже з 1 лютого 2026 року (за винятком випадків, які прямо виведені з цієї сфери).Хто першим зобов’язаний виставляти рахунки-фактури в KSeF. З 1 лютого 2026 року обов’язок виставляти рахунки в KSeF з’являється у компаній, у яких вартість продажу разом з ПДВ за 2024 рік перевищила 200 млн zł. З 1 квітня 2026 року обов’язок поширюється на інших підприємців, якщо їх операції не потрапляють під винятки або перехідні полегшення.
На практиці це стосується кількох груп:
- ФОП (JDG, індивідуальна діяльність) та малі фірми, які виставляють рахунки-фактури з ПДВ для клієнтів та контрагентів у Польщі, особливо в сегменті B2B (продажі іншим компаніям).
- Компанії зі штатною чи зовнішньою бухгалтерією. У KSeF працює той, кому видано повноваження, тому доступ потрібен не лише власнику, а й бухгалтеру чи бухгалтерському офісу, який веде облік і контролює платежі.
- Покупці за B2B. Якщо ваші постачальники почнуть виставляти рахунки-фактури через KSeF, їх потрібно вміти отримувати в системі, інакше документи будуть «лежати» в KSeF, а не приходити звичним способом.
- Контрагенти зі статусом «звільнений від ПДВ». У матеріалах KSeF окремо зазначається, що нові правила можуть стосуватися і рахунків, які виставляються платникам, звільненим від ПДВ.
Є і важливі винятки, щоб не було плутанини:
- Рахунки-фактури для фізичних осіб, які не ведуть підприємницьку діяльність (покупці-консументи), не підпадають під обов’язковий KSeF. Такі рахунки можна виставляти через KSeF добровільно, але обов’язку немає.
- До кінця 2026 року частину документів, які зазвичай формуються через касу, можна продовжувати оформлювати без обов’язкового KSeF. У матеріалах KSeF зазначається, що для касових сценаріїв діє перехідний режим.
Довідка. Поріг 200 млн zł розраховують за критерієм «вартість продажу (разом з ПДВ) за 2024 рік» (wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku). Якщо компанія поруч з цією межею, показник варто перевірити за підсумками звітності саме в такій формулюванні.
Як KSeF впливає на оплату рахунків
Головна проблема, з якою стикається бізнес, проста: рахунок вже в KSeF, але всередині компанії його ніхто не відкрив. У результаті оплата запізнюється, а бухгалтерія розбирає документи з запізненням. Особливо часто це трапляється, коли бухгалтерія зовнішня і їй не видали доступ.
Щоб рахунки не зависали, достатньо заздалегідь домовитися про три речі. Інакше вийде так: фактура вже в KSeF, а оплату ніхто не запускає, тому що «ніхто не бачив».
Що потрібно закріпити:
- Хто переглядає вхідні рахунки в KSeF і як часто (наприклад, кожен робочий день вранці).
- Хто приймає рахунок до оплати – перевіряє, що сума і послуги вірні, і передає документ відповідальному за платежі.
- Кому видані права доступу до KSeF: власнику, співробітнику, бухгалтеру або бухгалтерському офісу. Якщо прав немає у людини, яка веде оплату та облік, документи будуть накопичуватися без руху.
Інструкцію, як отримати рахунок у KSeF, Мінфін опублікував окремо: крок за кроком – як отримати рахунок у KSeF.
Послаблення до кінця 2026 року: ліміт 10 000 zł
На 2026 рік передбачено перехідне послаблення. До 31 грудня 2026 року дозволено виставляти рахунки поза KSeF (паперові або електронні), якщо в конкретному місяці сума продажів з ПДВ по таких рахунках не перевищує 10 000 zł.
Ліміт рахують за продажами, які документуються рахунками, що підлягають обов’язковому виставленню в KSeF.
Про штрафи. На biznes.gov.pl зазначено, що санкції за порушення обов’язків щодо KSeF повинні застосовуватися з 1 січня 2027 року. Це знижує ризик штрафів у 2026 році, але не скасовує обов’язок підключатися та налаштовувати роботу з документами.
Якщо KSeF не працює: які режими передбачені
На порталі KSeF описані правила на випадок проблем з доступом до системи. Це важливо тим, хто виставляє рахунки щоденно: при збоях не можна просто зупинитися, потрібно діяти за передбаченим сценарієм, а потім відправляти документи в систему.
Один з варіантів – аварійний режим (tryb awaryjny). У цьому режимі рахунок формують в електронній формі за діючою структурою і після відновлення роботи системи передають його в KSeF, щоб він отримав номер. У описі режиму зазначено, що з 1 лютого 2026 року базовою структурою є FA(3), а на передачу рахунку в KSeF відводиться 7 робочих днів з моменту закінчення аварії.
На порталі KSeF також описують сценарії, які на практиці називають «офлайн режимом» (tryb offline) – коли проблема пов’язана з доступністю системи або зв’язком. Умови залежать від конкретної ситуації, тому бізнесу варто заздалегідь вирішити дві речі: хто фіксує факт збою і хто відповідає за досилання рахунків після відновлення роботи.
Що варто зробити заздалегідь
Щоб KSeF не став причиною затримок з оплатами, достатньо базової підготовки: доступи і контроль вхідних документів.
Мінімальний набір кроків:
- призначити відповідального за KSeF та видачу прав доступу;
- оформити повноваження для бухгалтера або бухгалтерського офісу і перевірити, що вхідні документи видно;
- обрати інструмент: безкоштовні рішення Мінфіну або інтеграцію в облікову програму;
- описати всередині компанії процес по вхідним рахункам: хто перевіряє, хто погоджує, хто запускає оплату;
- якщо бувають рахунки з великою кількістю позицій, заздалегідь оцінити, чи потрібна «фактура з додатком» і подання заявки через e-Urząd Skarbowy.
Ключові терміни та окремі можливості KSeF 2.0 Мінфін перелічує на порталі KSeF у розділі Podstawy prawne i kluczowe terminy.
