Министерство финансов Польши подтвердило готовность KSeF 2.0 (Krajowy System e-Faktur – Национальная система электронных счетов) к запуску в обязательной модели. Для бизнеса это означает одно: счета-фактуры постепенно переходят в государственную систему, и доступ к ней начинает влиять на оплату счетов и работу бухгалтерии.
Что такое KSeF и зачем он нужен
KSeF – это система, через которую компании выставляют и получают структурированные электронные счета-фактуры. Такой документ официально называется faktura ustrukturyzowana (структурированная фактура). Счет, который проходит через KSeF, получает номер KSeF и становится доступен обеим сторонам сделки в одном месте.
Самое важное в 2026 году: входящие счета от контрагентов будут появляться в KSeF. Если доступы не настроены, документ можно не увидеть вовремя, а дальше начнутся задержки с оплатой.
Когда KSeF станет обязательным
Внедрение идет по этапам. График такой:
- с 1 февраля 2026 года – обязаны выставлять счета-фактуры в KSeF компании, у которых стоимость продаж (вместе с НДС) за 2024 год превысила 200 млн zł;
- с 1 апреля 2026 года – обязанность распространяется на остальных предпринимателей (с учетом исключений и переходных послаблений).
Есть отдельное правило, которое касается почти всех: получение счетов через KSeF должно быть обеспечено уже с 1 февраля 2026 года, кроме случаев, которые исключены законом, либо когда способ передачи счета согласован иначе.
Кого это касается
KSeF затрагивает не «крупный бизнес вообще», а конкретные ситуации, когда компания выставляет или получает счета-фактуры. В 2026 году важно разделять два потока: выставление и получение. По правилам KSeF получение счетов через систему нужно обеспечить уже с 1 февраля 2026 года (за исключением случаев, которые прямо выведены из этой сферы).
Кто первым обязан выставлять счета-фактуры в KSeF. С 1 февраля 2026 года обязанность выставлять счета в KSeF появляется у компаний, у которых стоимость продаж вместе с НДС за 2024 год превысила 200 млн zł. С 1 апреля 2026 года обязанность распространяется на остальных предпринимателей, если их операции не попадают под исключения или переходные послабления.
На практике это касается нескольких групп:
- ИП (JDG, индивидуальная деятельность) и малые фирмы, которые выставляют счета-фактуры по НДС для клиентов и контрагентов в Польше, особенно в сегменте B2B (продажи другим компаниям).
- Компании со штатной или внешней бухгалтерией. В KSeF работает тот, кому выданы полномочия, поэтому доступ нужен не только владельцу, но и бухгалтеру или бухгалтерскому офису, который ведет учет и контролирует оплаты.
- Покупатели по B2B. Если ваши поставщики начнут выставлять счета-фактуры через KSeF, их нужно уметь получать в системе, иначе документы будут «лежать» в KSeF, а не приходить привычным способом.
- Контрагенты со статусом «освобожден от НДС». В материалах KSeF отдельно отмечается, что новые правила могут касаться и счетов, которые выставляются налогоплательщикам, освобожденным от НДС.
Есть и важные исключения, чтобы не было путаницы:
- Счета-фактуры для физлиц, которые не ведут предпринимательскую деятельность (покупатели-консументы), не подпадают под обязательный KSeF. Такие счета можно выставлять через KSeF добровольно, но обязанности нет.
- До конца 2026 года часть документов, которые обычно формируются через кассу, можно продолжать оформлять без обязательного KSeF. В материалах KSeF отмечается, что для кассовых сценариев действует переходный режим.
Справка. Порог 200 млн zł считают по критерию «стоимость продаж (вместе с НДС) за 2024 год» (wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku). Если компания рядом с этой границей, показатель стоит перепроверить по итогам отчетности именно в такой формулировке.
Как KSeF влияет на оплату счетов
Главная проблема, с которой сталкивается бизнес, проста: счет уже лежит в KSeF, но внутри компании его никто не открыл. В итоге оплата уходит позже, а бухгалтерия разбирает документы с опозданием. Особенно часто это случается, когда бухгалтерия внешняя и ей не выдали доступ.
Чтобы счета не зависали, достаточно заранее договориться о трех вещах. Иначе получится так: фактура уже в KSeF, а оплату никто не запускает, потому что «никто не видел».
Что нужно закрепить:
- Кто смотрит входящие счета в KSeF и как часто (например, каждый рабочий день утром).
- Кто принимает счет к оплате – проверяет, что сумма и услуги верны, и передает документ ответственному за платежи.
- Кому выданы права доступа к KSeF: владельцу, сотруднику, бухгалтеру или бухгалтерскому офису. Если прав нет у человека, который ведет оплату и учет, документы будут копиться без движения.
Инструкцию, как получить счет в KSeF, Минфин опубликовал отдельно: krok po kroku – jak odebrać fakturę w KSeF.
Послабления до конца 2026 года: лимит 10 000 zł
На 2026 год предусмотрено переходное послабление. До 31 декабря 2026 года разрешено выставлять счета вне KSeF (бумажные или электронные), если в конкретном месяце сумма продаж с НДС по таким счетам не превышает 10 000 zł.
Лимит считают по продажам, которые документируются счетами, подлежащими обязательному выставлению в KSeF.
Про штрафы. На biznes.gov.pl указано, что санкции за нарушения обязанностей по KSeF должны применяться с 1 января 2027 года. Это снижает риск штрафов в 2026 году, но не отменяет обязанность подключаться и настраивать работу с документами.
Если KSeF не работает: какие режимы предусмотрены
На портале KSeF описаны правила на случай проблем с доступом к системе. Это важно тем, кто выставляет счета ежедневно: при сбоях нельзя просто остановиться, нужно действовать по предусмотренному сценарию, а затем дослать документы в систему.
Один из вариантов – аварийный режим (tryb awaryjny). В этом режиме счет формируют в электронной форме по действующей структуре и после восстановления работы системы передают его в KSeF, чтобы он получил номер. В описании режима указано, что с 1 февраля 2026 года базовой структурой является FA(3), а на передачу счета в KSeF отводится 7 рабочих дней с момента окончания аварии.
На портале KSeF также описывают сценарии, которые в практике называют «офлайн режимом» (tryb offline) – когда проблема связана с доступностью системы или связи. Условия зависят от конкретной ситуации, поэтому бизнесу стоит заранее решить две вещи: кто фиксирует факт сбоя и кто отвечает за досылку счетов после восстановления работы.
Что стоит сделать заранее
Чтобы KSeF не стал причиной задержек с оплатами, достаточно базовой подготовки: доступы и контроль входящих документов.
Минимальный набор шагов:
- назначить ответственного за KSeF и выдачу прав доступа;
- оформить полномочия для бухгалтера или бухгалтерского офиса и проверить, что входящие документы видны;
- выбрать инструмент: бесплатные решения Минфина или интеграцию в учетной программе;
- описать внутри компании процесс по входящим счетам: кто проверяет, кто согласует, кто запускает оплату;
- если бывают счета с большим количеством позиций, заранее оценить, нужна ли «фактура с приложением» и подача заявки через e-Urząd Skarbowy.
Ключевые сроки и отдельные возможности KSeF 2.0 Минфин перечисляет на портале KSeF в разделе Podstawy prawne i kluczowe terminy.
