З 1 липня 2026 року в Польщі змінилися правила подання заяв на лікарняні та інші допомоги із соціального страхування. Тепер у багатьох випадках документи можна передати електронно, а якщо заяву помилково відправили не тому платнику, її мають переслати далі без необхідності оформлювати все заново.
Головне, що потрібно визначити перед поданням документів, хто виплачує допомогу. Якщо роботодавець заявив у страхування на випадок хвороби більше 20 осіб, допомогу зазвичай призначає і виплачує він сам. Якщо застрахованих до 20, цим займається ZUS. Від цього залежить, куди подавати заяву і яким способом краще передати документи.
Куди подавати заяву
Порядок залежить не від самого лікарняного, а від того, хто є платником допомоги. Як пояснює ZUS, межа проходить за кількістю людей, яких роботодавець заявив у страхування на випадок хвороби.
- якщо у страхування на випадок хвороби заявлено більше 20 осіб, допомогу зазвичай призначає і виплачує роботодавець;
- якщо заявлено до 20 осіб, допомогу призначає і виплачує ZUS;
- якщо заяву подали роботодавцю, який не виплачує допомогу, він має передати документи до ZUS;
- на передачу документів до ZUS у роботодавця є 7 днів з моменту їх отримання.
Для працівника це знижує ризик, що розгляд справи зупиниться через помилку з адресатом. Але на практиці безпечніше заздалегідь уточнити у відділі кадрів, хто саме виплачує допомогу в конкретній фірмі: сама компанія чи ZUS.
Які документи тепер можна відправити електронно
Нові правила спростили не розмір виплат і не умови отримання лікарняного, а сам порядок подання та передачі документів. Працівник може використовувати електронний канал, якщо він підходить для конкретного випадку і приймається платником допомоги.
Якщо допомогу виплачує роботодавець, заяву можна подати:
- на папері;
- через кадрову систему компанії;
- електронною поштою;
- у вигляді скана документа.
Якщо допомогу виплачує ZUS, заяву можна відправити:
- на папері;
- через PUE/eZUS;
- на адресу електронних доставок.
При електронному поданні до ZUS документ має бути підписаний допустимим способом: кваліфікованим електронним підписом, довіреним профілем, особистим підписом або підписом, наданим ZUS.
Що можна додати до заяви
Зміни стосуються і додатків до заяви. Їх можна подавати не тільки як оригінали, а й в інших формах, якщо вони відповідають правилам.
- оригінали документів;
- копії, засвідчені як такі, що відповідають оригіналу;
- електронні копії, зокрема скани.
Документи, які роботодавець передає до ZUS електронно, визнаються дійсними так само, як паперові документи з власноручним підписом застрахованої особи. Це важливо для ситуацій, коли працівник передав заяву роботодавцю, а той має переслати її далі.
Що перевірити перед оформленням лікарняного або допомоги
Перед поданням заяви варто перевірити кілька речей. Це допоможе не втратити час на пересилання документів і обрати правильний канал подання.
- хто виплачує допомогу у вашій фірмі: роботодавець чи ZUS;
- скільки людей роботодавець заявляє у страхування на випадок хвороби: більше 20 чи до 20;
- чи приймає роботодавець заяви через кадрову систему, електронною поштою чи лише на папері;
- чи маєте ви доступ до PUE/eZUS, якщо виплату здійснює ZUS;
- чи можете ви підписати електронний документ довіреним профілем, кваліфікованим підписом, особистим підписом або підписом ZUS;
- якщо заяву вже подано роботодавцю, який не виплачує допомогу, чи передав він документи до ZUS.
Сам факт помилкового направлення заяви роботодавцю не означає, що працівнику потрібно починати процедуру заново. Але якщо йдеться про виплату через ZUS, важливо проконтролювати, що документи справді передані далі у встановлений строк.
Правила використання лікарняного залишаються важливими
Окремо ZUS нагадує про контроль за використанням лікарняних. Ці правила змінилися раніше, з 13 квітня 2026 року, і стосуються вже не подання документів, а поведінки людини під час звільнення від роботи.
Право на допомогу можна втратити за період лікарняного, якщо людина працює під час L4 або використовує звільнення способом, що суперечить меті лікування. Тому нові електронні правила подання документів не скасовують обов’язок використовувати лікарняний за призначенням.
